Warum Lizenzkosten steigen
Lizenzkosten steigen vor allem durch Preisanpassungen und Änderungen der Lizenzpolitik der Hersteller. Darauf haben Sie keinen Einfluss. Einen anderen Teil der Kosten steuern Sie selbst: den, der im eigenen Bestand entsteht, wenn er nicht regelmäßig gegen den Bedarf geprüft wird.
Dazu kommt, dass sich Nutzungsmodelle laufend ändern, von Named User zu verbrauchsbasierten Modellen, von Einzellizenzen zu Bundles. Software läuft on premises, in der Cloud und mobil, oft bei mehreren Herstellern mit unterschiedlichen Vertragsmodellen. Ohne laufende Nachverfolgung entstehen zwei Risiken: Lizenzen, die bezahlt, aber nicht genutzt werden, und Nutzung, die der Vertrag nicht mehr deckt.
Wie sich IT-Kosten insgesamt steuern lassen, beschreiben wir unter Kosten unter Kontrolle.
Wo im Lizenzbestand Kosten entstehen
An sechs Stellen wächst dieser Teil der Kosten, ohne dass jemand etwas entscheidet. Keine davon fällt im Alltag auf.
Checkliste: Lizenzbestand selbst prüfen
Einen Teil dieser Kosten finden Sie selbst, ohne Werkzeug und ohne Projekt. Unsere Checkliste führt Sie durch drei Abgleiche mit Daten, die in Ihrem Unternehmen schon vorliegen: bezahlte gegen zugewiesene Lizenzen, zugewiesene Lizenzen gegen die Personalliste und Verträge gegen den Kalender.
Sie erfahren, wo Sie die Daten finden, worauf Sie achten sollten und wo die Selbstprüfung an ihre Grenze kommt. Dazu gibt es Vorlagen zum Eintragen und eine Liste zum Abhaken. PDF, 9 Seiten, kostenlos per E-Mail.
Lizenzbestand prüfen: drei Abgleiche, die Sie heute machen können
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Lizenz-Audit: was Hersteller sehen wollen
Ein Lizenz-Audit prüft nicht, ob Sie genug bezahlt haben. Es prüft, ob Sie nachweisen können, dass der Einsatz zu den erworbenen Rechten passt. Damit liegt die Beweislast bei Ihnen. Wer sie nicht erbringen kann, steht unter Zeitdruck und trägt das Risiko einer Nachzahlung. Vier Nachweise werden regelmäßig verlangt:
- Nachweise aus dem Herstellerportal: Kauf, Zuweisung und Stückzahl, so wie der Hersteller sie selbst führt.
- Einsatz der Lizenz: auf welchen Systemen, für welche Nutzer, in welcher Konfiguration.
- Kenntnis der Lizenzrechte: eine Lizenzrichtlinie, die festhält, welche Lizenzformen für welche Zwecke gelten.
- Begründung der Lizenzform: warum für eine Anwendung diese Lizenzart gewählt wurde. Diese Dokumentation fehlt am häufigsten.
Die ersten beiden Nachweise lassen sich mit den Abgleichen aus unserer Checkliste vorbereiten. Die anderen beiden entstehen nur im laufenden Betrieb, nicht erst, wenn die Audit-Ankündigung im Postfach liegt. Wie Lizenzfragen mit Ihren übrigen Nachweispflichten zusammenhängen, lesen Sie unter Compliance.
Lizenzmanagement als laufender Service
Lizenzmanagement ist bei AVENDIS kein Projekt, sondern ein laufender Service zur monatlichen Pauschale. Unsere Lizenz-Manager verwalten Ihre Lizenzverträge, prüfen die Nutzung, kümmern uns um Beschaffung und die Klärung von Lizenzbedingungen und berichten regelmäßig an Sie.
Dafür arbeiten wir mit Daten, die ohnehin vorhanden sind: Lansweeper oder Intune für den Bestand, ServiceNow für Beauftragung und Change-Historie, die Herstellerportale für die tatsächliche Nutzung. Aus dem Abgleich dieser Quellen entstehen die Reports, auf deren Basis Sie entscheiden, nicht aus Schätzungen. Wie die Inventarisierung dafür aufgebaut wird, beschreibt unser CMDB Management.
Wir liefern Empfehlungen mit Stärken und Schwächen der Optionen. Die Entscheidung bleibt bei Ihnen. Der Fokus liegt auf Übersicht und Steuerbarkeit, ohne zusätzlichen Prozess-Overhead, den niemand pflegt.
Leistungsumfang im Überblick
So beginnt die Zusammenarbeit
Am Anfang steht ein Kick-off. Darin legen wir gemeinsam fest, welche Hersteller, Verträge und Systeme einbezogen werden.
Dafür brauchen wir zwei Dinge: Zugriff auf Ihre Lizenzportale und eine Erfassung Ihrer Umgebung über eine Inventarisierung wie Lansweeper oder Intune.
Daraus entsteht ein Bild, das Bestand und Bedarf gegenüberstellt, mit konkreten Empfehlungen zu Stückzahl, Edition und Lizenzform. Auf dieser Grundlage läuft das Lizenzmanagement als Service weiter.
Hersteller, deren Lizenzen wir betreuen
Vertrauen durch Erfahrung
Für eine öffentliche Projektgesellschaft übernehmen wir das vollständige Lizenzmanagement, von Portalbetreuung und Monitoring bis zur Lizenzvergabe. Wir steuern mehrere hundert unterschiedliche Lizenzen, koordinieren Zuweisungen und Aktivierungen und verwalten verschiedene Herstellerportale zentral.
Häufige Fragen zum Lizenzmanagement
Wie wird das Lizenzmanagement abgerechnet?
Als laufender Service zur monatlichen Pauschale, nicht als einmaliges Projekt.
Treffen Sie Lizenzentscheidungen für uns?
Nein. Wir liefern die Entscheidungsgrundlage mit Stärken und Schwächen der Optionen, die Entscheidung bleibt bei Ihnen. Verbindlich sind ausschließlich die Lizenzbedingungen des jeweiligen Herstellers.
Begleiten Sie auch Hersteller-Audits?
Ja. Wir begleiten externe Audits und planen und führen interne Audits durch. Grundlage ist eine Dokumentation von Bestand, Beauftragung und Nutzung, die im laufenden Betrieb entsteht.
Was leistet die Checkliste und was nicht?
Sie zeigt, wo Bestand und Zuweisung auseinanderlaufen, und bereitet die ersten beiden Audit-Nachweise vor. Ob jede Edition zum Bedarf passt und ob die Lizenzform zur Anwendung passt, zeigt sie nicht. Dafür braucht es Nutzungsdaten und die Lizenzbedingungen der Hersteller.
Reicht es, den Lizenzbestand einmal im Jahr zu prüfen?
Für einen ersten Überblick ja, auf Dauer nicht. Die Abgleiche funktionieren nur, wenn jemand sie regelmäßig wiederholt, die Nutzungsdaten heranzieht und die Lizenzbedingungen kennt. In vielen Unternehmen fehlt dafür die Kapazität, etwa weil die IT ausgelagert ist oder Lizenzrecht nicht zur Kernkompetenz gehört.